اهمیت زمان و مکان در گفتگوهای رسمی
(مهدی رحیمی – مدرس تخصصی فن بیان و کنفرانس)
زمان و محل مذاکره یکی از مهمترین اصول در مذاکرات است. به طوری که این دو عامل می تواند شانس پیروز شدن فرد در مذاکرات را تا حد زیادی افزایش دهد. فرقی هم ندارد؛ از گفتگوهای ساده گرفته تا مذاکرات سطح بالای سیاسی و بین المللی، زمان و محل برگزاری مذاکره با دقت بسیاری انتخاب و برنامه ریزی می شود.
«مهدی رحیمی»، مدرس فنون مذاکره و گفت وگو در یادداشتی که در اختیار شفقنا زندگی قرار داده آورده است:
زمان شروع جلسه
جلسه مذاکره باید زمان شروع و پایانی مشخصی داشته باشد. در یک مذاکره عادی می توان ساعات معمولی روز (مثلاً ساعت ۹ صبح و یا ۴ عصر) را به عنوان نقطه شروع مذاکرات تعیین کرد. شرایط آب و هوایی می تواند در برنامه ریزی زمان تغییراتی ایجاد کند. مثلاً در تابستان جلسات عصر و یا در زمستان جلسات صبح دیرتر شروع می شود. ولی اگر جلسه مذاکره حالت فوق العاده (بحرانی) داشته باشد باید در اسرع وقت تشکیل جلسه داد. (حتی ممکن است شروع جلسه در ساعات بامدادی باشد)
ممکن است برای شما این سوال ایجاد شود که برای مذاکره زمان صبح بهتر است یا عصر؟ این، بستگی به شرایط و ماهیت مذاکره دارد. برای مثال بیشتر مذاکرات تجاری و ارائه محصول در بازه زمانی صبح و مذاکرات استخدامی و یا جلسات کار تیمی، در عصر برگزار می شود. ممکن است با توجه به اهمیت مذاکره و محدودیت وقت، از هر دو بازه زمانی استفاده کنیم. شرایط جغرافیایی و فرهنگی نیز در این موضوع موثر است.
مدت زمان جلسه
ارزش زمان برای هر یک از طرفین مذاکره بسیار مهم است. به همین خاطر نقش مدیریت زمان جلسه مطرح می شود. مدت زمان مذاکره باید به گونه ای باشد که هم کوتاه بوده و هم اینکه طرفین بتوانند محتوا و پیشنهادات اصلی خودشان را کامل ارائه دهند. مدت زمان مذاکره، استاندارد جهانی ندارد. ممکن است با توجه به درجه اهمیت و وسعت موضوع، ساعت ها و یا چندین نوبت و روز و ماه به درازا بکشد؛ اما توصیه می کنیم که یک نوبت مذاکره از سه یا چهار ساعت بیشتر نشود (مگر به اضطرار). در صورت طولانی شدن جلسه می توانیم ادامه آن را به نوبت بعدی موکول کنیم.
تجربه نشان داده که طولانی شدن زمان در یک جلسه، احتمالِ به بن بست رسیدن روند مذاکره را بیشتر می کند، چراکه طرفین گفتگو، از نظر جسمی و روحی خسته شده و تمرکزشان کاهش پیدا می کند. اگر گفتگو به زمان ناهار و شام نزدیک شد، بهتر است جلسه را تعطیل و ادامه گفتگو را به نوبت بعدی موکول کنید.
بهتر است در میان مذاکره، چند دقیقه ای تنفس اعلام شود تا طرفین ضمن تجدید قوا و بازیابی تمرکز خود بتوانند به پیشنهاد و ایده های جدید فکر کنند تا در ادامه جلسه در مورد آن صحبت شود.
محل جلسه مذاکره
بهتر است میزبان جلسه شما باشید. از امتیاز میزبانی خود استفاده کنید تا بتوانید از طرف مقابل امتیاز بگیرید و شانس پیروزی را افزایش دهید. پس سعی کنید تا طرف مذاکره را برای حضور در محل خودتان راضی کنید، در این صورت مدیریت جلسه و سکان مذاکره در اختیار شما خواهد بود. توصیه می کنم میزبان خوبی باشید. مقدمات لازم برای یک جلسه حرفه ای را فراهم کنید. امکانات و شرایط محیطی مناسبی برای انجام مذاکره در نظر بگیرید. اگر طرف مقابل نیاز به امکاناتی مثل: تلفن، کامپیوتر، اینترنت و … داشت، در اختیارش قرار دهید. این کار اعتماد او به شما را بیشتر می کند. در جریان مذاکره زمان را مدیریت کنید. به موقع تنفس دهید و از مهمانان خود پذیرایی کنید (البته در حد متعارف). پس از اتمام جلسه (فارغ از نتیجه مذاکره) نیز آنها را با صمیمیت و احترام بدرقه کنید. ولی اگر میزبان نشدید، می توانید یک محل بی طرف را برای تشکیل جلسه انتخاب کنید. لابی هتل ها بهترین محل بی طرف است. بیشترین مذاکرات بعضاً سنگین و مهم در لابی هتل و سالن های همایش برگزار می شود. حتی بسیاری از مذاکرات که کمی چاشنی دوستانه هم دارند در رستوران ها و کافی شاپ انجام می شود. زمانی که دفتر کار نداشتم بیشتر مذاکراتم را در رستوران و کافی شاپ ها انجام می دادم. با این کار هزینه و تشریفات برگزاری جلسه کمتر شده و طرف مقابل نیز با استرس و فشار کمتری مقابل شما حاضر می شود. بهتر است چند روز قبل از مذاکره در محل تعیین شده حاضر باشید و شرایط را بررسی کنید، در مشاهده مشکل برای رفع آن اقدام کنید تا برای روز جلسه آماده باشید.
